Warum verzögert sich die Einführung der Doppik immer wieder?

Die Synode der EKHN hatte aufgrund der großen Umsetzungsschwierigkeiten in der Pilotphase beschlossen, die Doppik in weiteren Kirchengemeinden, Dekanaten und Einrichtungen erst einzuführen, wenn ein geordneter, reibungsloser Einsatz gewährleistet werden kann. Dieser setzt u.a. voraus, dass sämtliche fachlichen Themen zum Buchungs- und Bilanzierungsverfahren geklärt sind und die IT-Schnittstellen funktionieren. In beiden Bereichen sind  im letzten Jahr Fortschritte erzielt worden, die Aufgaben sind aber noch nicht vollständig  gelöst. Da stets nur ganze Kassengemeinschaften (d.h. eine Regionalverwaltung samt den ihr angeschlossenen Kirchengemeinden, Verbänden, Dekanaten und Einrichtungen) jeweils zum 1. Januar eines Jahres umgestellt werden können, wurden die geplanten Umstiege in den Regionen auf die Umstiegsphasen 2018 für drei Kassengemeinschaften und 2019 für die weiteren Kassengemeinschaften verschoben. Nur so kann der Vorlauf berücksichtigt werden, der für die Umstellungsarbeiten und Schulungen vor Ort erforderlich ist.  

Welche Probleme sind unterwegs aufgetreten, die man vorher nicht gesehen hat? Und warum wurden sie nicht gesehen?

Ein wesentliches Problem war, dass die Komplexität der Umstellung auf die Doppik sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht unterschätzt wurde. Um möglichst viele der notwendigen und wünschenswerten Änderungen oder Neuerungen auf einmal zu erledigen, wurde der Projektrahmen ausgedehnt, z.B. über die gleichzeitige Einführung einer digitalen Übermittlung von Rechnungsbelegen (Scanprozess).

Die Neuerungen bedeuten allerdings Veränderungen für fast alle Arbeitsbereiche in der EKHN. Langjährig entwickelte Arbeitsabläufe (Prozesse) und (IT-)Lösungen müssen überprüft, vor den neuen Anforderungen geprüft und ggf. angepasst werden. Dies löst weitere größere Veränderungen mit teilweise inhaltlichen Abhängigkeiten aus, die wiederum im Rahmen paralleler Projekte bearbeitet werden müssen. Beispiele: Kindertagesstättenabrechnung mit der Umstellung auf die Software KitaBüro, Veränderungen im Personalwesen, in der Bau- und Liegenschaftsverwaltung mit der Gebäudebewertung oder im Finanzwesen selbst mit dem Scanprozess oder den Zuweisungen.

Bereits ohne diese komplexe Multiprojektstruktur, stellt das Projektmanagement des eigentlichen Doppik-Projekts eine Herausforderung

·         bei der Steuerung der Umsetzungsprioritäten und -schritte

·         beim Controlling der Ergebnisse,

·         sowie in der Kommunikation dar.

Die Notwendigkeit eines dezidierten, professionellen Projektmanagements und der damit verbundenen Aufwände für dieses tiefgreifende Reform-Projekt der EKHN wurden ebenfalls unterschätzt.

Man hört von unzufriedenen Mitarbeitern, die mit der Doppik viele Probleme haben. Stimmt das – und was passiert, um das zu verändern?

Ja, es gibt Unzufriedenheit. Zum einen gibt es berechtigten Missmut über unvollständige Berichte zum laufenden Haushalt, da zum Beispiel teilweise Erträge oder Personalkosten noch nicht in der Finanzbuchhaltungssoftware MACH gebucht sind. Hier kann Abhilfe nur durch Abarbeiten im System und an den vorgelagerten Schnittstellen geschaffen werden.

Weitere Unzufriedenheit gibt es bei manchen MACH-Anwendern. Hier werden nun zum einen Workshops zur Software-Ergonomie durchgeführt, bei denen Wissen vertieft, Lösungen erarbeitet oder Änderungsanforderungen an den Software-Hersteller MACH weitergegeben werden. Zum anderen soll aber auch ein notwendiges Maß an Standardisierung der Arbeitsabläufe im Vergleich zu anderen öffentlichen Einrichtungen durch den Einsatz einer Standardsoftware erreicht werden.

Bei Schwierigkeiten während  der Nutzung des MACH-Programms selbst,  steht nun ein entsprechender Telefon-und Email-Support für Kirchengemeinden und Dekanate mit Sprechzeiten zur Verfügung, teilweise werden auch Wiederholungsworkshops vor Ort angeboten.